Оформление таможенных и транзитных документов при ЖД перевозках в 2025 году — правила и нюансы

Какие документы актуальны при ЖД перевозках в 2025 году

В 2025 году оформление железнодорожных международных перевозок требует от участников процесса точного соблюдения норм ЕАЭС, национальных законодательств стран-участниц маршрута и актуальных технических стандартов. Любая ошибка в документах может привести к остановке вагона на границе, начислению штрафов, пересмотру условий договора с перевозчиком или срыву сроков отгрузки.

К базовому комплекту документации при международной ЖД перевозке в 2025 году относятся:

• Грузовая железнодорожная накладная (СМГС) — основной транспортный документ, подтверждающий заключение договора перевозки между отправителем и перевозчиком. Оформляется на каждый вагон или контейнер, даже в составе поезда.
• Транзитная декларация — оформляется в случае следования груза через территории третьих стран. При перевозке в ЕАЭС действует единая декларация через систему АИС “Таможенное оформление и контроль”.
• Свидетельство о происхождении — применяется при оформлении преференций по международным договорам (например, в СНГ или ЕАЭС). Часто оформляется формы «СТ-1» на территории стран-экспортёров.
• Электронная транзитная декларация T1/T1 ЕС — обязательна для ввоза или прохода по территориям стран-членов Европейского Союза с 2024 года; в 2025 такие декларации оформляются исключительным образом в электронном виде.
• Спецификация и инвойс — входят в комплект коммерческих документов, требуемых для таможенной очистки, особенно при экспорте и импорте товаров двойного назначения или технически сложных изделий.

Обязательность электронного декларирования: С 2024 года в рамках соглашения между странами ЕАЭС действует требование по поэтапному переходу на 100% электронное документооборотное оформление. В 2025 году на всей территории Евразийского экономического союза, а также в КНР и странах ЕС, бумажные формы деклараций и транспортных накладных допускаются только при технической невозможности подключения к системам электронного обмена данными.

Что оформляется и где:

• Грузоотправитель — готовит транспортные и товаросопроводительные документы, участвует в оформлении транзитной декларации при экспортных поставках.
• Железнодорожный перевозчик (в РФ это может быть ОАО «РЖД» или оператор платформ — FESCO, UTLC и др.) — оформляет накладные, обеспечивает отметки пломбирования и прохождения.
• На границе — осуществляется контроль транзита, регистрация документов у таможенного органа, в ряде стран — обязательная маркировка или усиленный досмотр.
• На станции назначения — оформляется акт приема груза, завершение транзита, начало процессов растаможки и распределения — в зависимости от типа отправления и места.

Особенность для контейнерных перевозок: В 2025 году документы должны содержать уникальные идентификаторы контейнеров в формате BIC-кодов, а также подтверждение целостности электронных пломб, особенно в рамках маршрутов через территорию РФ или ЕС. В мультимодальных схемах (ЖД + авто или морской транспорт) используется объединённая товарно-транспортная накладная с отмеченными пересадочными пунктами и наименованием всех задействованных компаний.

Пошаговая схема оформления: от отправки до прибытия

Оформление международной железнодорожной перевозки с 2025 года требует междисциплинарного подхода, координации действий минимум трёх сторон: грузоотправителя, таможенного представителя и железнодорожного оператора (иногда — с участием складов временного хранения, терминалов и других сторон). Вот как это происходит на практике:

1. Формирование сделки и выбор типа поставки: Процесс начинается с указания в контракте условий поставки (Incoterms), корректного выбора статуса груза — экспорт, импорт или транзит. От этого зависит, кто несёт ответственность за оформление транзитной декларации и оплату пошлин.
2. Подача предварительной транзитной декларации: Не позднее чем за 4 часа до прибытия груза на границу (в ЕС — за 24 часа), транзитная декларация вносится через национальную или общесоюзную систему. В РФ и ЕАЭС используется ЕЭК и ПТС (полевая таможенная система), в ЕС — NCTS и eFTI.
3. Проверка товарных кодов ТН ВЭД: Кодировка товара влияет на таможенные пошлины, требования к сертификации и возможность применения ограничений. Частая ошибка — использование устаревшего кода, особенно после 1 января, когда вступают в силу изменения в товарной номенклатуре.
4. Согласование маршрута и выбор пограничного пункта: План грузоперевозки (маршрут плюс граница перехода) согласовывается с оператором перевозки. В случае транзита через Беларусь, РФ и Китай нужно учитывать наличие лицензий, загрузку погранпереходов и допуски станций к международным перевозкам.
5. Интеграция электронных пломб (если требуется): В случаях, когда перевозка проходит через территорию Российской Федерации, в 2025 действует требование об использовании электронных пломб ЭПЗТ. Для санкт-петербургских рейсов в КНР данное требование стало обязательным после соглашения от IV квартала 2024 года.
6. Совместный переход через границу: На стыке стран процедура включает в себя:

• предъявление накладной СМГС и деклараций;
• идентификацию по кодам товара, сверку весов, пломб и времени;
• оформление контрольного талона о прохождении с указанием даты, номера вагона и страны следующего пункта назначения.

1. Прибытие на конец маршрута / погрузочно-разгрузочный терминал: Документы обновляются, фиксируется окончание транзита, а для импорта — готовится декларация на товары и оплачиваются пошлины. При мультимодальной схеме начинается следующий этап перевозки: автомашина или судно берут груз далее.

Важно учитывать, что в случае транзита через санкционные страны или при перемещении контролируемых товаров, к маршруту применяется особая процедура безопасности: обязательна регистрация в журнале фискального контроля, отметка об органолептическом контроле, проверка происхождения груза и наличие сертификатов соответствия (например, российского ГОСТ или европейского CE).

Каждый из этапов сопровождается обменом электронными файлами между ведомствами — в РФ через Канал ВЭД, в ЕС — через систему eFTI с API-подключением. В 2025 большинство логистов используют программные решения с поддержкой ПАКМ-ТК, Attek или API-интеграции с АИС “Портал перевозчика”.

От правильного оформления на каждом этапе зависит не только скорость обработки, но и возможность снижения стоимости транспорта за счёт исключения штрафов, задержек вагона, двойных сборов или возвратов.

Спорные моменты и частые ошибки при оформлении

1. Использование неактуальных бланков. В 2025 году недопустимо оформление бумажной деклационной формы по шаблонам 2021–2022 годов. Например, поля «код природы перемещения» и «тип транспорта» должны строго соответствовать последним редакциям ЕАЭС. В противном случае возможна задержка до 72 часов в зоне контроля.

2. Несовпадение данных в документах. Самая частая ошибка — расхождение веса, количества или кодировки ТН ВЭД между СМГС и декларацией. Особенно это критично при перевозке оборудования или товаров со смешанным составом. В случае спора — решение в пользу документа с фактической проверкой груза.

3. Неправильно указанный код товара. Если, например, груз заявлен как «оборудование», но фактически содержит электронику с иными кодами, это влечёт пересчёт пошлин (разница может составить 5–27% от стоимости), дополнительную проверку и возможную административную ответственность.

4. Незарегистрированные маршруты. Участники рынка, особенно в малом и среднем бизнесе, нередко отправляют груз через пункты, не имеющие допуска к международному оформлению. Пример — попытка пройти Брузги–Кузница без предварительного уведомления при отправке из Москвы в Варшаву. Последствия — возврат груза на территорию РФ, расходы на передекларирование.

5. Ошибки в сопроводительных файлах. Электронные формы (XML, PDF) часто загружаются с битой кодировкой или без цифровой подписи. В этом случае система не пропускает транзитную накладную в автоматическом режиме, блокируя вагон до вмешательства оператора.

Уменьшить риск этих ошибок помогает внедрение системы двойной проверки данных до отправки, а также участие профессиональных брокеров, имеющих прямой доступ к системам органа таможенного контроля.

Что поменялось в таможенно-транзитных правилах в 2025 году?

2025 год отмечен рядом ключевых изменений в регламентах, затрагивающих международные железнодорожные перевозки. Новые нормативы, технические стандарты и процедуры повлияли на весь цикл оформления — от подготовки электронных деклараций до контроля на пограничных пунктах. Ниже — самые значимые новации, влияющие на процесс и требующие адаптации со стороны бизнеса.

1. Цифровизация документооборота и переход к eFTI

С января 2025 года официально вступил в силу переход стран ЕС на формат eFTI — электронная транспортная информация (Regulation (EU) 2020/1056). Это означает, что:

• все перевозчики, отправляющие грузы в страны Евросоюза, обязаны представлять данные о грузе и маршруте в электронном виде через eFTI-платформы;
• бумажные транспортные документы не принимаются в контрольных точках с 1 марта 2025, за исключением технических сбоев;
• перевозчики должны быть аккредитованы в системах eFTI-сервисов, интегрированных через API с национальными логистическими платформами;
• данные, передаваемые через eFTI, должны включать идентификаторы деклараций, номер вагона, тип отправления, страну происхождения, сведения о таможенных и санитарных сертификатах.

2. В ЕАЭС утверждены новые критерии рисков и соглашения по маршрутам

Совет Евразийской экономической комиссии выпустил в конце 2024 года обновлённое постановление №81, вступившее в силу с 1 февраля 2025. В его рамках:

• усилены меры контроля при транзите из стран с повышенным уровнем санкций — особенно при перемещении товаров с кодами ТН ВЭД, связанными с электроникой, химией, подшипниками и машинами;
• введена обязательная проверка маршрутов при транзите через Беларусь, Казахстан и РФ — для согласования требуется направлять электронный план движения, одобряемый в течение 24 часов;
• добавлены критерии причастности отправителя или получателя к высокому риску — при наличии таких сведений оформление производится только через уполномоченных представителей с опытом от 3 лет.

3. API-интеграции и переход на облачные решения по взаимодействию с таможнями

С 2025 года таможенные органы в РФ, КНР и ЕАЭС требуют полной автоматизации взаимообмена данных через государственные шлюзы. Это значит:

• все участники внешнеэкономической деятельности обязаны использовать системы с API-доступом к цифровой таможенной платформе (например, ФТС API в России);
• необходимо обеспечить подпись всех файлов квалифицированной электронной подписью (КЭП), зарегистрированной в национальном удостоверяющем центре;
• декларанты, не использующие автоматизированные процессы передачи данных, не имеют права подавать документы в упрощённой форме;
• особое внимание уделяется защите данных — внимание к обработке персональных данных, хранению файлов и шифрованию каналов (в том числе при передаче между логистом и таможенным брокером).

4. Новые требования КНР по идентификации грузов

Государственный таможенный комитет Китая (GACC) с 2025 года утвердил единый международный регламент для ЖД поставок, идущих через Китай:

• обязателен грузовой идентификатор (UCR-код), применяемый для отслеживания статуса на всех этапах — от границы до станции назначения;
• все накладные должны содержать на китайском языке код товара, название и краткое описание — иначе накладная отклоняется системой “China Customs E-Data”;
• определён список станций, имеющих право принимать транзитные вагоны: в 2025 их 19, включая Алашанькоу, Эрлянь, Маньчжурию, Хоргос;
• ввоз ограниченных видов товаров — например, продуктов питания, техники двойного назначения — возможен только через выделенные терминалы с усиленным контролем.

5. Сертификация в России по новым регламентам ТР ТС

С 2025 года вступили в силу обновлённые редакции технических регламентов Таможенного союза (например, ТР ТС 004/2011 по безопасности низковольтного оборудования). Это повлияло на правила ввоза:

• обязательная подача электронных копий деклараций о соответствии — в системе ФГИС “Сертификация”;
• сертификаты в бумажном виде больше не признаются как действительный документ на границе;
• в случае отсутствия декларации — оформление груза приостанавливается до предоставления необходимой информации органу контроля.

Как отслеживать эти изменения и адаптироваться:

• Сайт Евразийской экономической комиссии (ЕЭК) — публикует актуальные документы и решения совета;
• Официальный портал ФТС РФ — обновления нормативов по API, электронному декларированию, контрольных списках;
• DG MOVE (Транспортное агентство ЕС) — информация по eFTI и транспортной системе Евросоюза.

Как выбрать надёжного партнёра для оформления документов

Выбор компании, ответственной за оформление таможенных и транзитных документов, имеет стратегическое значение. От её квалификации зависит соблюдение сроков отгрузки, корректность расчёта пошлин, отсутствие штрафов и стабильность всей логистической цепочки.

Что можно оформить самостоятельно, а что — через представителя:

• ЖД накладные (СМГС) — можно оформить самостоятельно при наличии регистрации у железнодорожного оператора;
• Импортные и экспортные декларации — оформляются только через таможенного представителя, аккредитованного в регионе оформления;
• Сертификаты соответствия, свидетельства происхождения — оформляются при участии органов сертификации, но подаются декларантом через доверенное лицо.

На что обратить внимание при проверке логиста или брокера:

1. Наличие регистрации в реестре таможенных представителей — такой список ведётся ФТС РФ и обновляется ежемесячно;
2. Подключение к электронным системам и использование API — минимальное требование: ПАК «Декларант» или АСТОН-Логистик, желательно — готовые интеграции в вашу ERP;
3. Наличие комплексного договора, в котором отдельно прописан порядок передачи цифровых данных, обязательства по проверке кодов и обеспечение соблюдения законодательства при обработке персональных и коммерческих данных.

Сигналы недобросовестности:

• отказ от заключения письменного договора или отсутствие аккредитации в ЕАЭС;
• отсутствие прозрачной схемы тарификации за услуги (например, “оплата по результату оформления” — повод насторожиться);
• использование неофициальных каналов обмена данными — телеграм, файлообменники без шифрования;
• нарушение сроков подачи предварительной декларации без объяснения причин или возврат груза из-за ошибок в маршруте.

Рекомендуется также запросить у подрядчика схему процесса оформления: как он взаимодействует с системой ФТС, какие именно файлы формирует, как проверяет коды товара и использует ли двойной контроль перед отправкой. Хорошая практика — организовать пилотную отправку с проверкой всех этапов.

Краткий чек-лист: что подготовить клиенту для успешного оформления в 2025 году

Чтобы избежать сбоев, штрафов и срывов логистики, клиенту необходимо подготовить следующий комплект:

Отправитель:

• Контракт, инвойс, упаковочный лист;
• Сертификаты соответствия/происхождения (если применимо);
• Маршрут и номера контейнеров/вагонов.

Перевозчик:

• Железнодорожная накладная СМГС, подписанная КЭП;
• Данные о пломбе и её идентификатор;
• Заявление на маршрут (для транзита).

Декларант/таможенный представитель:

• ЭЦП (электронная подпись);
• Доступ к API ФТС/ЕС/eFTI;
• Система сверки ТН ВЭД и нетарифного регулирования.

Технические требования:

• Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) для подачи документов;
• Доступ к программным средствам оформления: ПАК “Декларант”, система eFTI, интеграция с внутренней ERP;
• Шаблоны и форматы файлов: XML с кодировкой UTF-8, обязательная валидация по схеме XSD.

Контрольные точки оформления:

• До отправки: проверка кодов, статуса груза, действительности сертификатов, выбора маршрута;
• Перед границей: подача предварительной декларации, сверка веса и количества мест, проверка пломб;
• Во время транзита: отслеживание перемещения с помощью Track&Trace, подтверждение прохождения контрольных пунктов;
• На станции назначения: оформление завершения транзита, передача грузополучателю, акты приёмки.