Как оформить спецификацию при железнодорожных перевозках в 2025 году

Зачем нужна спецификация при железнодорожных перевозках

Спецификация — это детализированный перечень товаров, включённых в состав железнодорожной перевозки. Её основное назначение — удостоверение состава груза, структурирование данных по артикулам, весу, объёму, упаковке, стоимости, а также обеспечение прозрачности при оформлении перевозочных, бухгалтерских и таможенных документов.

В отличие от инвойса или упаковочного листа, спецификация содержит структурированную информацию, критически важную для:

• грузоперевозчика — для правильного расчёта длины, массы состава, обеспечения безопасности в пути, распределения по вагонам;
• грузополучателя — для сверки факта поставки по позициям и количеству;
• таможни — для предварительного контроля классификаций и кодов товаров, особенно при международном сообщении;
• экспедитора — для комплектации перевозочных документов и соблюдения требований портала «ЖелДорЭДО» или аналогичных систем ЭДО.

Наиболее часто оформляется спецификация при транспортировке таких категорий:

• промышленного оборудования: сложная структура поставки, наличие несерийных компонентов;
• стройматериалов: высокая масса, неоднородность грузов, транспортировка порожних и загруженных контейнеров;
• товаров лёгкой промышленности: большая номенклатура, мелкоштучное хранение, чувствительность к маркировке.

Ниже краткое сравнение спецификации с инвойсом и упаковочным листом:

• Инвойс: юридический документ, отражает стоимость сделки;
• Упаковочный лист: описание количества упаковок, массы и размеров без структурирования по артикулам;
• Спецификация: таблица с подробной разбивкой по номенклатуре, служит дополнением к двум вышеуказанным.

Именно спецификация формирует операционную основу для выполнения правил перевозки железнодорожного транспорта, установленных приказом Министерства транспорта РФ, особенно при перемещении грузов с перегрузкой между станциями или при участии операторов международного уровня.

Какие изменения вступают в силу в 2025 году

С 1 июня 2025 года вступают в силу изменения в правила составления и подачи спецификаций при железнодорожных перевозках на территории ЕАЭС. Изменения утверждены приказом Минтранса РФ и адаптированы под требования цифровизации транспортной документации. Они касаются как структуры документа, так и порядка его использования в электронных и мультимодальных маршрутах.

Основные нововведения:

• Добавление обязательного поля «Код ТН ВЭД» — теперь включается не только при экспортных отправках за пределы ЕАЭС, но и в транзитных поставках между странами-членами;
• Указание страны происхождения каждой позиции товара — даже при поставках внутри России или между странами Союза;
• Переход на унифицированный формат XML для ЭДО — документация через платформу «Честный Знак», портал «Грузоперевозки ЕАЭС» и специализированные модули 1С;
• Прямое связывание спецификации с транспортной накладной по идентификатору заявки — применяется для маршрутов далее 300 км или межтерриториальных отправок с участием перегрузки вагонов;
• Обязательное указание информации о маркировке (при наличии) — используется как в целях контроля, так и выборочной проверки на станциях следования;
• Допущение электронной подписи в формате ГОСТ Р34.10-2012, признанной действительной в рамках соглашения о взаимном признании ЭЦП на территории ЕАЭС.

На кого это влияет:

• грузоотправители — обязаны предоставить спецификацию в утверждённой структуре при подаче заявки на перевозку;
• экспедиторы — несут ответственность за согласование с инвойсом и корректную передачу в систему РЖД;
• операторы ЭДО и 1С-интеграторы — обязаны внедрить поддержку новых реквизитов, включая внутреннее резервирование под код и адрес поставки.

Часто упускают: добавление кода ТН ВЭД в спецификацию при транзитных маршрутах становится обязательным с 2025 года. Ранее это требование применялось только к экпортно-импортным операциям в отношении третьих стран, теперь же — также к цепочкам «Беларусь – Казахстан»/«Китай – РФ – ЕС» и прочим включениям в мультимодальные перевозки.

Кроме того, с 2025 года детализация по комплекту упаковки или механическим единицам (ед., шт., комплект) должна быть указана в базе спецификации, а не только в упаковочном листе.

Пошаговая инструкция по оформлению спецификации

Ниже представлена структурированная последовательность действий, которая позволяет оформить документ правильно и без ошибок.

Шаг 1. Определите назначение спецификации

• Внутренняя перевозка — достаточно базового перечня: наименование, артикул, количество, упаковка.
• Экспорт — необходимы код ТН ВЭД, стоимость, страна происхождения, данные об упаковке и маркировке.
• Импорт — спецификация сверяется с документами иностранного отправителя, добавляются акты о согласовании отклонений (если есть).
• Транзит — обязательна указка данных на всех языках, участвующих в пути следования (русский+английский или местные языки).

Шаг 2. Соберите необходимые данные

Перечень информации, включаемой в документ:

• наименование товара;
• артикул или код позиции;
• количество мест, упаковок;
• вес брутто и вес нетто;
• тип упаковки (поддоны, ящики, мешки и пр.);
• код ТН ВЭД (обязателен с 2025 года);
• страна происхождения каждой позиции;
• указание на наличие серийных номеров или номера партии;
• маркировка (если применяется);
• наименование отправителя и получателя, их адреса.

Шаг 3. Структура документа (пример строк)

Ниже пример шаблона спецификации для ЖД-перевозки в 2025 году:

1. № п/п
2. Наименование товара
3. Артикул
4. ТН ВЭД
5. Кол-во (шт/мест)
6. Вес нетто, кг
7. Вес брутто, кг
8. Страна происхождения
9. Тип упаковки
10. Маркировка (есть/нет)

Пример строки:

• 1. Панель управления PLC Siemens S7-1200, арт. 6ES7214-1AG40-0XB0, код ТН ВЭД 8537109100, в кол-ве 12 шт., вес нетто — 24 кг, вес брутто — 28 кг, Страна – Германия, Упаковка — индивидуальные картонные коробки, маркировка – да.

Шаг 4. Согласуйте данные с другими документами

Информация в спецификации должна полностью совпадать с инвойсом, транспортной и железнодорожной накладной. Любое расхождение по количеству, артикулам, весу может вызвать отказ в выпуске груза на станции погрузки или задержку на пограничной таможне. Основное внимание уделяйте:

• единицам измерения (должны быть идентичны);
• транслитерации на английском языке (если международное следование);
• кодам упаковки согласно классификатору Минтранса.

Шаг 5. Проверьте на ошибки

Наиболее частые причины возврата или отклонения спецификации:

1. Ошибка в коде ТН ВЭД — даже одна цифра отличия критична;
2. Отсутствие страны происхождения — особенно при возвратах или претензиях по качеству;
3. Неучтённая маркировка — если товар подлежит «Честному Знаку», в спецификации это должно быть указано явно.

Шаг 6. Подготовьте к отправлению

С 2025 года спецификация оформляется в двух форматах:

• Бумажный формат — при отсутствии интеграции или на требования получателя, обязательно с подписью уполномоченного лица и печатью (если предусмотрено);
• Электронный документ — через портал транспортных документов, подписанный усиленной ЭЦП, срок хранения — не менее 4 лет с момента поставки на станцию назначения.

Частые ошибки и как их избежать

Даже при наличии обновлённого шаблона и внимательном подходе к оформлению, спецификации имеют высокий процент возвратов и правок. Ниже — распространённые ошибки, которые в 2025 году становятся особенно критичными из-за ужесточения требовании к цифровым логам, сверке с сопроводительной документацией и участию нескольких организаций-операторов.

• Несоответствие фактическому грузу. Например, указано 520 коробов, по факту при проверке контролёрами на станции погрузки — 500. Отклонение более чем на 2% становится основанием для задержки вагона на станции хранения до выяснения отправителем и представителями контроля.
• Опечатки в наименовании товаров (особенно на английском). Пример: вместо «polyethylene granules» указано «polyethilene granuls». При участии в международной схеме это влияет на код ТН ВЭД и может быть истолковано как поставка иного типа товара — вплоть до попадания под двойного назначения.
• Отсутствие обязательных данных по новому шаблону. Это касается страны происхождения, кода упаковки (GOST 7.78 или ISO 3394), признака наличия маркировки. С 2025 года такие несоответствия ведут к системе автоматического отклонения заявки перевозки на портале РЖД.
• Разногласия с транспортной накладной. Особенно при мультимодальности (см. далее): спецификация должна согласовываться с разделом ТН «О товаре», включая вес и способ упаковки. При несовпадении блокируется выдача железнодорожной накладной в системе ЭТРАН.
• Сбивка структуры при большом объёме товаров. Если в партии свыше 100 наименований, необходимо группировать по кодам ТН ВЭД либо иным признакам — например, типу груза (текстиль, штукатурные смеси, регуляторы давления). Иначе возникает риск неоднозначной интерпретации спецификации и ошибок в перегрузке.

Практика показывает: внедрение внутреннего контрольного этапа перед электронной подачей сокращает количество возвратов на 70–80%. Рекомендуемый подход — независимая верификация заполненной формы квалифицированным логистом, не составлявшим изначально спецификацию.

Когда спецификация может заменить другие документы

Иногда можно избежать дублирования информации и объединить инвойс, упаковочный лист и спецификацию в один документ, особенно если поставка проходит в упрощённом режиме внутри ЕАЭС. Но есть нюансы.

• Можно объединить:
• внутрисоюзные поставки, без ВЭД-декларирования;
• экспорт в Беларусь/Казахстан, если соглашение между компаниями допускает использование спецификации с деталями инвойса;
• поставки строительных материалов общего кода (например, цемент, кирпич), если в спецификации указана цена за тонну, объём, количество единиц, что заменяет отдельный ценовой инвойс.
• Нельзя объединять:
• экспорт за пределы ЕАЭС — таможенное законодательство требует наличия оригинального инвойса с подписью и печатью поставщика;
• поставки маркируемых товаров — требуется отдельное подтверждение регистрации в системе «Честный Знак»;
• передачу товара на комиссию/субпоставку — оформление по договору требует раздельных бухгалтерских документов.

Многие компании автоматизировали этот процесс через экспорт шаблонов из 1С — настройте выгрузку, где спецификация содержит также цену, ИНН сторон, условия поставки по ИНКОТЕРМС и подпись — получится юридически полноценный документ, действующий в пределах союза.

Спецификация в мультимодальных перевозках с участием железной дороги

Железнодорожная перевозка часто составляет лишь часть пути следования груза. Если отправка включает автозвено (до станции) и морской этап (порт-получатель), спецификация должна соответствовать требованиям каждого сегмента транспортировки. Это — ключевая особенность документа при мультимодальных поставках.

Что необходимо учитывать:

• Документ должен охватывать весь маршрут. Например, при схеме Китай — Владивосток — Новороссийск — Турция, спецификация оформляется с расшифровкой как для ЖД, так и с прицелом на морской манифест.
• Приведение упаковки к требованиям IMO/IMDG-кодов. В случае передачи контейнера на морскую линию, данные о упаковке и маркировке должны быть совместимы с морским стандартом (например, UN-кодовка для опасных грузов).
• Добавление данных по габаритности. В ЖД-среде достаточно веса и типа упаковки, а в морской требуется объём в м³ — придётся досчитывать по каждому блоку, особенно при негабаритах или смешанной упаковке.
• Согласование спецификации с судовым манифестом — делается либо через форвардера/экспедитора, либо при заведении накладной через ЕДИНОЕ ОКНО перевозки (установлено на основании соглашения между Минтрансом и оператором транспортного портала РФ).

Пример жизненного кейса: российская компания экспортировала автозапчасти в Египет. ЖД перевёз груз до Новороссийска, оттуда — морем. Спецификация была оформлена только для ЖД, без кодов опасности и объёмного веса. В морском порту товар задержан на 4 дня до оформления скорректированного манифеста. Заключение — спецификация должна учитывать все этапы и виды транспорта, особенно при передаче прав собственности в пути.

Кто отвечает за правильность спецификации

В 2025 году ответственность чётко закреплена: за достоверность и полноту сведений в спецификации отвечает грузоотправитель. Это зафиксировано в правилах Минтранса РФ и в информационных инструкциях на портале РЖД.

Однако в реальной логистической цепочке спецификацию могут подготавливать:

• Сам отправитель — при прямых поставках по контракту FCA, DAP и т.п.;
• Экспедитор — если договор с ним подразумевает предоставление полного комплекта от имени клиента;
• Таможенный брокер — в случае экспортного декларирования, когда он же ответственен за товарный комплекс документов.

Как избежать претензий по спорным ситуациям:

• Оформлять спецификацию на фирменном бланке грузоотправителя с его подписью;
• Указывать лиц, оформлявших документ — ФИО, должность для оперативной связи;
• Внедрить цифровую подпись, имеющую юридическую силу в соответствии с пунктами ФЗ №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Подписание спецификаций всеми сторонами при передаче грузов между видами транспорта, особенно при совместном участии экспедитора.

Если меняется спецификация в пути: грузоотправитель или доверенное лицо (логистический оператор) обязан подать уведомление о корректировке в систему сопровождения перевозки (например, АСУ ЖД-РЖД). Это действует в отношении поданных через ЭДО видов — если спецификация только бумажная, потребуется предоставление отсканированного приложения с подписью и отметкой о причинах изменений.

Инструменты и сервисы, которые помогут

Для ускорения и стандартизации процесса подготовки спецификаций используются профессиональные инструменты. По состоянию на 2025 год актуальны следующие решения:

• Бесплатные шаблоны в формате Excel и XML — размещены на портале перевозчика (rzd.ru), в разделах «Документация» и «Грузовые перевозки»;
• Сервисы автоматической генерации:
• Функция создания спецификаций в 1С:УТ и 1С:ERP;
• Плагины для SAP Business One для логистических модулей;
• Платформа Seldon.Basis — настраиваемое поле под ТН ВЭД и маршруты;
• ТИСС Логистика от компании РЖД-Технологии (интерфейс связи со станциями отправки).
• Цифровая интеграция с ЭДО — особенно важна при передаче спецификаций на согласование через систему «Контур.Диадок» или «Такском». Там возможна сверка с инвойсом, проверка кодов упаковки и маркировки в реальном времени.

Если вы используете 1С, настройка шаблонов возможна через внешнюю обработку. В неё добавляются поля: код товара, код ТН ВЭД, страна происхождения, тип упаковки. После выгрузки — проверка на соответствие XML-формату приказа Минтранса 2025 года.

Для средних компаний напрямую работающих с экспортом в КНР или ЕС уже сейчас есть модули автоэкспорта спецификаций в формате e-CMR, совместимого с железнодорожной накладной ЦИМ/СМГС.